Проблемы внедрения CRM систем

В данной статье мы расскажем о основных проблемах внедрения CRM систем с которыми сталкиваются компании.

Внедрение СРМ относится к процессу переноса существующих данных о клиентах в новую систему программного обеспечения. Это может включать импорт данных, ранее собранных в другом инструменте, в новый инструмент или перенос данных, которые вы собирали вручную. Если у вас уже есть подобная система, внедрение также может включать перенос логики автоматизации маркетинга, которую вы использовали для выполнения различных задач. Информация и процессы, которые переносятся в новую программу, могут существенно различаться в зависимости от отрасли и регулярно собираемых клиентских данных.

Главные проблемы при переносе данных CRM

Не смотря на то, что это сложный процесс, существуют распространенные проблемы, связанные с переносом данных, к которым можно подготовиться и избежать трудностей.

Процесс внедрения может занять много времени и быть сложным из-за разнообразия доступных CRM-систем и объема переносимых данных. Однако, хорошей новостью является то, что разработчики такого программного обеспечения осознают проблемы, с которыми сталкивается их клиенты, и в последние годы достигли значительных успехов в упрощении этого процесса.

Теперь давайте обсудим некоторые распространенные проблемы в процессе внедрения CRM.

Перенос больших данных с жестких дисков в облако

Одна из основных проблем, связанных с передачей больших объемов данных в любое место, состоит в том, что данные разбросаны и хранятся на физических носителях, принадлежащих разным сотрудникам и устройствам. Хотя сотрудники могут иметь ежедневный доступ к этим данным, отсутствие централизованного хранения может создать проблемы при миграции. Поэтому, если вы планируете переносить ваши данные в новое CRM-решение, рекомендуется разработать для сотрудников процесс обновления и резервного копирования любых важных источников данных в централизованное хранилище, лучше всего облачное.

Проблемы с форматированием и файлами

Особенно часто возникают проблемы с форматированием файлов CSV, которые используются в таких инструментах управления данными, как Microsoft Excel и Google Sheets. Разнообразие кодировок усложняет передачу таких файлов между несовместимыми системами.

Для того чтобы избежать таких проблем, важно убедиться, что используемое программное обеспечение и операционная система совместимы для передачи данных. Также необходимо отформатировать все файлы, которые будут передаваться, в соответствии с требованиями передачи.

Безопасность данных

Независимо от того, внедряете ли вы новую СРМ систему или выполняете повседневные операции, безопасность данных всегда является приоритетом. Даже одно нарушение безопасности может стать катастрофой для организации. Поэтому выбор надежного поставщика с соблюдением соответствующих протоколов безопасности является первостепенной задачей. Дополнительно рекомендуется принять меры предосторожности, такие как шифрование данных, защита паролем и резервное копирование, а также проводить регулярные тренинги по кибербезопасности для сотрудников.

Недооценка проблемы при внедрении CRM

Недооценка проблемы переноса данных в CRM-систему может привести к серьезным ошибкам. Миграция данных - это сложный и требующий много времени процесс. Чтобы избежать проблем, необходимо следовать рекомендациям по хранению и резервному копированию данных, форматировать данные для легкой передачи и принятия новой системой, а также использовать все доступные возможности для их защиты.

Инструменты с помощью которых можно упростить перенос данных CRM

Несмотря на сложности внедрения, существуют определенные инструменты, которые могут значительно снизить риски и обеспечить более гладкий переход. Давайте рассмотрим некоторые из них.

Инструменты импорта

Некоторые программы предлагают функции простого импорта, которые значительно упрощают перенос предварительно отформатированных данных из существующей CRM в новую систему. Будь то приложение, которое проведет вас по процессу шаг за шагом, или пользовательский CSV-файл, позволяющий легко отформатировать ваши данные в нужном формате, обратите внимание на эти современные функции при приобретении нового инструмента.
Некоторые системы имеют встроенные модули миграции данных, которые облегчают процесс переноса. Эти модули позволяют импортировать данные из сторонних источников и автоматически адаптировать их к новому формату. Они обеспечивают возможность настройки полей и соответствия данных между источником и CRM, что позволяет точно передать нужную информацию.

Подключение к электронной почте

Когда речь идет о передаче контактной информации клиентов, некоторые инструменты предлагают функции подключения к электронной почте, позволяющие быстро и легко передавать контакты и данные о потенциальных клиентах в новый инструмент. Это поможет не только сохранять ваш список контактов, но и упростит управление данными о потенциальных клиентах и процессом продаж, позволяя соотносить другие связанные с контактами данные. Еще одной полезной функцией подключения по электронной почте является возможность отправлять и получать электронные письма непосредственно из вашего СРМ-приложения.

Подключение бухгалтерии

Еще одна полезная функция, которая дополнит безопасность и гибкость, - это интеграция с бухгалтерским программным обеспечением. Благодаря этому, вы сможете непрерывно отслеживать информацию о клиентах, такую как контактные данные и количество потенциальных клиентов, которая будет импортирована в ваше новое CRM-решение. Кроме этого, вы также будете иметь доступ к актуальным данным о статусе транзакций клиентов, покупках и счетах-фактурах. Важно разработать эффективную стратегию внедрения и миграции данных.
Например, интеграция с помощью программного интерфейса приложений (API) позволяет установить связь между CRM и источниками данных. С помощью API можно написать собственные скрипты или программы, которые осуществляют перенос данных. Этот подход предоставляет широкие возможности для настройки и контроля процесса переноса. 

План внедрения CRM

Чтобы вы могли убедиться, что учтете все ключевые детали перед внедрением новой CRM-платформы, вот несколько рекомендаций:

1. Проверьте возможность легкого переноса данных: убедитесь, что ваше новое программное обеспечение позволяет легко импортировать данные из других инструментов. Обратитесь к поставщику CRM для получения рекомендаций по форматированию данных, чтобы избежать проблем.

2. Составьте список заинтересованных сторон: определите, кого вам потребуется для помощи. Обратитесь к IT-отделу для решения технических вопросов, привлеките конечных пользователей платформы для тестирования, а также остальных участников процесса внедрения.

3. Разработайте график внедрения и адаптации: после определения процесса переноса данных и участников, создайте реалистичный график и обозначьте ключевые этапы. Это поможет вам контролировать прогресс и следовать плану.

4. Проводите совещания с ключевыми заинтересованными сторонами: регулярно созванивайтесь с основной командой и другими заинтересованными сторонами, чтобы обсудить прогресс и синхронизировать действия. Это поможет вам оставаться отслеживать процесс и соблюдать график.

Интеграция данных в новую СРМ является важным шагом на пути к успеху во внедрении новой платформы. Руководство, предоставленное в нашем материале, даст вам все необходимые знания для достижения этой цели. Оно поможет вам определить распространенные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, а также обратить внимание на ключевые функции, способствующие их решению. 

Более того, принципы безопасности данных и форматирования, описанные выше, помогут вам создать более защищенную и оптимизированную систему, успешно внедрить СРМ и обеспечить ее эффективное функционирование. Найти подходящую систему управления для вашей компании вы можете на нашем сайте.